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第三部 · 界面操作指南

第 12 章 支路 B · 上传资料

12.1 上传资料页

前置知识：见 10.1

页面：「上传资料」 · /materials

这一页要做什么

把公司现有的文件传上来，为每份写一句说明。这一页只做这两件事，看不到 AI 从文件里读出了什么——结果全部在下一页。

两个上传区，投放到哪个区就是在声明这份文件的角色：

区表头问句空状态提示
「报告资料」「这份文件是什么、希望怎么用？」「上传制度、报告或数据文件」
「图片素材」「这张图是什么、希望放在哪类内容旁？」「上传证书、奖项、组织架构图等图片」

页头有一句加粗的「全部确认无误后再进入下一步提交处理。」和这份报告的上限「两区合计最多 N 份，单份 X MiB，PDF 最多 P 页。」。页尾主按钮是「下一步：资料处理 →」，左侧小字是橙色的「N 份缺少说明」或灰色的「资料已在处理中」。

需要你判断的地方

这份文件该放哪个区——你希望 AI 从里面读文字，还是希望这张图出现在报告里。

  • 读文字的（制度、办法、台账、报表、既往报告）→「报告资料」
  • 作为图片出现的（证书、奖状、架构图、实景照片）→「图片素材」

你不需要给文件打议题标签，也不需要指定章节。

注意事项

这一页不会告诉你 AI 读出了什么。 传完、写完说明，你看到的仍然只是文件名、大小和自己写的那句话。没有「已识别」，没有进度条。这一页管的是「你交了什么」，下一页才管「系统读出了什么」。

  • 你写完说明的那一刻文件就开始处理了，不用等你点「下一步」。
  • 两个区的文件加起来算总份数。
  • 说明和文件名点到别处就保存，撤销当次编辑按 Esc。

常见问题

我传完了，怎么什么都没发生。 正常。点「下一步：资料处理 →」到下一页看。

扫描件、纯图片的 PDF 能传吗。 能传，但读不出文字时处理会失败并阻断生成，处置办法见 12.6。

12.2 为每份文件写一句说明

前置知识：见 12.1

页面：「上传资料」 · /materials

说明是必需的，两类文件缺说明都阻断生成。缺说明的地方有三处提示：文件名下方的「待填说明」、区标题右侧的「N 份待补说明」、页尾的「N 份缺少说明」。

需要你判断的地方

要写的两件事：这份文件是什么（名称、年份、类型），大致涵盖什么。例如「2024 年员工手册，涵盖招聘、培训、考核与员工福利制度」。

不需要做的事：不用选议题，不用标注章节，不用写摘要，不用润色。

只写「员工手册」不够：不知道是哪一年的，也不知道你希望它支撑哪部分内容。

注意事项

  • 图片和文档一视同仁。 很多人以为图片不用写说明，其实阻断力度一样。
  • 字数不够下限时说明不会保存，也不会报错，只是不提交。看到「还差 N 字」就要补够。
  • 保存失败时框下会出现「说明保存失败，未提交，请重试。」，你写的内容仍留在框里。
  • 说明随时可以改，改完系统会按新说明重新处理这份文件。

12.3 说明写完就自动开始处理

前置知识：见 12.2

页面：「上传资料」 · /materials

处理是在你写完最后一份说明的那一刻开始的，不是你点「下一步」的那一刻。页面上提示这件事的只有页尾按钮左侧那行灰色的「资料已在处理中」。

注意事项

  • 「下一步：资料处理 →」不是「开始处理」按钮，它多数时候只是带你去看结果；少数情况下这批资料还没提交上去，点它会顺手提交掉。
  • 三种置灰原因：「N 份缺少说明」「正在保存修改...」「正在提交...」。
  • 写完说明立刻点「下一步」，进去大概率先看到「正在处理资料」的进度页，正常。

12.4 资料处理页的三种状态

前置知识：见 12.3

页面：「资料处理」 · /materials/processing

同一个路由上的三种形态，看到哪一种取决于这批资料现在处在哪个阶段。刷新页面、换设备都会回到正确的形态。

页面标题说明
「资料尚未提交处理」少见。按提示回上一页点一次「下一步：资料处理」
「正在处理资料」标题右侧「已完成 N / M 份」，下面进度条和逐份状态
「资料处理」结果形态，标题右侧「N 份中 M 份可用」

处理中的逐份状态词：「等待中」「正在处理」「已处理」「处理失败」「已由更新版本取代」。页面明确写着「处理在服务器进行，可以关闭页面。完成后回到这里查看结果。」

结果形态的三种卡片：

卡片含义要做什么
普通边框，「已处理」正常不用管
橙色边框，「已处理 · N 项须留意」有情况要告诉你读一遍，见 12.5
红色边框，「无法解析 · 阻断生成」读不出内容必须处理，见 12.6

有无法解析的文件时，页面上方还有一整块红色警示：「N 份文件无法解析，暂时不能生成报告。请重新上传可读的版本，或将它移出报告。」

一份资料都没传时，页面只有一句「没有上传资料。报告将基于已填写的信息生成。」。

注意事项

  • 产品里统一说「处理」，不说「理解」。 系统能做的是把文件读进来、抽出可用内容，抽得对不对还得你看过才知道。别把「已处理」当成「读懂了」。
  • 逐份状态里的「处理失败」是终态但不算成功，不计入「已处理」。
  • 处理确实在服务器上进行，关页面不影响。
  • 页面不给时间估计，只告诉你处理到第几份。

12.5 「须留意事项」是什么、要不要处理

前置知识：见 12.4

页面：「资料处理」 · /materials/processing

这类事项不阻断生成。 卡片头是「已处理 · N 项须留意」加一行灰字「不影响生成」；没有具体条目时只写「已处理」。每条事项两行：第一行是情况说明，第二行以加粗的「提示」开头，接建议的下一步。

如果这份资料涉及的议题完全在本次报告范围之外，卡片底部会多一行说明。试用版看到的是：「资料超出试用版议题范畴，正式版可覆盖此类议题。」

需要你判断的地方

情况值得处理可以先放着
口径打架——同一个数字在不同地方对不上这个数字会进报告正文或 KPI 表只是文件里的背景信息
时点超出报告期AI 可能把跨期数据写进报告这份文件本来就是作历史背景的
引用了未随附的文件被引用的是报告的关键依据只是行文里的交叉引用

急着看初稿就直接生成；追求内容准确，就把涉及报告正文数字的那几条先处理掉。

注意事项

  • 这里没有「已确认」可以点，也不需要点。 页面写的是「须留意」和「提示」，不是「待确认」——系统里确实没有这样一个按钮或待办列表。这些条目只是把资料的情况告诉你，要不要补资料、要不要改口径由你决定。
  • 同一批事项会出现在审阅版报告封面之后的「资料处理说明」页里，措辞与页面上完全一致。那一页不占章号、不进目录，正式版报告里没有。
  • 「不影响生成」只在卡片头说一次，不在每条后面重复。

12.6 有文件无法处理怎么办

前置知识：见 12.4

页面：「资料处理」 · /materials/processing

红色边框的卡片是硬阻断——只要还有一份停在这个状态，报告就生成不了。卡片正文是具体的失败原因，取不到时显示「文件无法读取内容。」。底部两个按钮：「重新上传」和「移出报告」。

解法只有两个：换一份可读的（点「重新上传」传可读版本，确认新文件处理成功后把原来那份移出），或点「移出报告」。

需要你判断的地方

失败原因怎么办
文件加密或有打开密码去掉密码另存一份重传
文件损坏从原始来源重新导出
纯图片的 PDF，读不出文字用带 OCR 的工具转成可搜索的 PDF；或改走直答路径把内容答进去
超过页数上限把真正相关的章节抽出来另存一份
这份其实没那么重要直接移出，缺一份不阻断生成

注意事项

  • 这不是 AI 的判断，是文件本身读不出文字。 所以没有「忽略这条继续生成」的选项。
  • 「移出报告」不是删除，原文件和你写的说明都留着，随时能恢复——回上传资料页，被移出的文件行会变淡，右侧有「恢复」按钮。
  • 红色的必须处理，橙色的只需要读，两者不会混在同一个列表里。
  • 多份无法解析时，置灰原因一次点名一份。

常见问题

为什么图片处理失败不阻断，文档就阻断。 图片处理失败只意味着这张图不会出现在报告里；「报告资料」区的文件读不出内容，就没有可用的输入了。

12.7 生成报告

前置知识：见 12.5、12.6

页面：「资料处理」 · /materials/processing

生成区在这一页页尾，与直答路径页尾是同一套东西，见 13.1。橙色的须留意事项不会让按钮置灰。